No Paper Visitor Secretary

Λειτουργία cloud υπηρεσίας   
γραμματειακής υποστήριξης επισκεπτών.

Secretary

Η υπηρεσία no paper visitor της EGT στην οποία βασίζεται η ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση επισκεπτών, είναι σχεδιασμένη με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ιδιαίτερα απλή στη χρήση της και να μην χρειάζονται ιδιαίτερες γνώσεις χρήσης υπολογιστή από τους χρήστες.

Εισαγωγή στην υπηρεσία.
Με την πληκτρολόγηση του κατάλληλου ονόματος και κωδικού χρήστη με δικαιώματα γραμματειακής υποστήριξης στη σελίδα εισόδου της υπηρεσίας cloud της EGT εμφανίζεται η ιστοσελίδα ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗΣ των επισκεπτών γραμματειακής υποστήριξης.

Καταχώρηση νέου επισκέπτη.
Η γραμματεία κάθε τμήματος/διεύθυνσης του οργανισμού  έχει την δυνατότητα προσθήκης, διόρθωσης και διαγραφής των  επισκεπτών. Ο υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης πατά το πλήκτρο νέος επισκέπτης και  συμπληρώνει τα στοιχεία του επισκέπτη στη διπλανή φόρμα. Απαραίτητα στοιχεία είναι  το Επώνυμο, το Όνομα  και  Επίσκεψη σε. 

Ο υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης αφού συμπληρώσει τα στοιχεία του επισκέπτη και της αναμενόμενης ημερομηνίας και ώρας εισόδου πατά το πλήκτρο αποθήκευση για καταχώρηση των στοιχείων. Σε περίπτωση περισσότερων των μία επισκέψεων ανά επισκέπτη μπορεί να πατήσει το πλήκτρο + για να προσθέσει τον ίδιο επισκέπτη και σε άλλη ημερομηνία και ώρα.

Με αυτή την διαδικασία αυτόματα η υπηρεσία cloud NO PAPER VISITOR ενημερώνεται από όλες τις διευθύνσεις για τους αναμενόμενους επισκέπτες του οργανισμού.


Η υπηρεσία no paper visitor της EGT έχει την δυνατότητα καταγραφής και των οχημάτων των επισκεπτών. Μπορεί να ενημερώσει την πύλη για την αναμενώμενη επίσκεψη με όχημα του μελλοντικού επισκέπτη. Καταχωρόντας τον αριθμό κυκλωφορίας τον τύπο και τη θέση παραρίσματος του οχήματος του επισκέπτη.

Κατά την καταχώρηση του επισκέπτη στην υπηρεσία cloud NO PAPER VISITOR ο υπάλληλος της γραμματείας μπορεί να καταχωρήσει εκτός από τα στοιχεία του επισκεπτόμενου και τα στοιχεία της Ιδιότητας του, το εσωτερικό τηλέφωνο του επισκεπτόμενου καθώς και στο πεδίο Λοιπά Στοιχεία οδηγίες για τους υπάλληλους της reception των ενεργειών που πρέπει να γίνουν κατά την άφιξη του επισκέπτη. 


Κάθε ημέρα στις οθόνες των χρηστών υποδοχής εμφανίζονται οι ημερήσιοι αναμενόμενοι επισκέπτες του οργανισμού-εταιρείας. Με την ολοκλήρωση των διαδικασιών εισόδου των επισκεπτών στις εγκαταστάσεις του οργανισμού άμεσα εμφανίζεται η ώρα εισόδου των επισκεπτών στις εγκαταστάσεις του οργανισμού στις οθόνες των χρηστών κάθε γραμματειακής υποστήριξης. Κάθε διεύθυνση μπορεί να δει τους ημερήσιους επισκέπτες αλλά και τους αναμενόμενους μόνο της δικής της διεύθυνσης και όχι όλου του οργανισμού. 

Η υπηρεσία no paper visitor reception της EGT έχει την δυνατότητα καταγραφής τόσο των επισκεπτών όσο και των οχημάτων τους στην περιμετρική πύλη ή στις περιμετρικές πύλες εισόδου πριν ακόμα εισέλθουν στις εγκαταστάσεις του οργανισμού μιας και οι συσκευές ανάγνωσης είναι φορητές.  

Οθόνη εμφάνισης των Επισκεπτών.

Η online πλατφόρμα cloud  της διαχείρισης Επισκεπτών παρέχει μια ολοκληρωμένη διαδικτυακή σελίδα διαχείρισης επισκεπτών σε πραγματικό χρόνο.

Εργασιακή παρακολούθηση

Οι διευθυντές του Ανθρώπινου Δυναμικού χρειάζονται στοιχεία σχετικά με το κόστος των απουσιών των υπαλλήλων του οργανισμού τους για να κερδίσουν την υποστήριξη από τη διοίκηση και για να εστιάσουν σε μια στρατηγική ελέγχου απουσιών

Διαχείριση περιπολιών

Το λογισμικό διαχείρισης περιπολιών αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του συστήματος E-Guard Tour, το οποίο αποτελείται λογισμικό, αναγνώστες καρτών και σημεία ελέγχου RFID

Σύστημα Εκκένωσης

Το Σύστημα Εκκένωσης της EGT είναι ένα on-line πληροφοριακό σύστημα έξυπνης εκκένωσης, το οποίο μπορεί να οδηγήσει δυναμικά τους ανθρώπους να εγκαταλείψουν το χώρο στο συντομότερο χρονικό διάστημα.